Theoretical Cost Price dan Cost Price Calculation di G.O.L.D. v4.80

Cost Price Calculation menu adalah tools manual untuk melakukan rekalkulasi Theoretical Cost Price. Sebelumnya saya akan merefresh kembali tentang pengertian-pengertian dasar yang berhubungan dengan Cost Price Calculation.

• Theoretical Cost Price adalah nilai cost price yang terbnetuk dari perhitungan purchase price of the selected column – discounts -  promotions - unconditional rebates + taxes + transport charges entered in the price ranking list.
  Nilai Theoretical Cost Price tidak dipengaruhi oleh nilai Cost yang masuk dari Receiving atau stock yang ada, karena murni perhitungan dari kondisi terakhir sebuah artikel dari sebuah supplier.
  
• Theoretical Cost Price akan digunakan dalam beberapa transaksi dimana sebuah artikel belum memiliki moving average cost atau belum memiliki stock layer.
  Contohnya user akan melakukan qty adjustment terhadap artikel 20001002 – sample product, dimana artikel tersebut belum mempunyai stock layer dan belum mempunyai Theoretical Cost Price. Jika dalam kondisi tersebut user melakukan qty adjustment, maka niali cost price yang terbentuk dari transaksi tersebut = Rp 0,00 Oleh karena itu diperlukan sebuah nilai cost agar transaksi ini dapat memiliki nilai (tidak 0). GOLD akan ambil nilai Theoretical Cost Price untuk mengisi nilai cost pada transaksi ini.
  

   
   

Di GOLD, setting "Article Logistics Data" dilakukan di level class 0 ( Data References Site/ Head Office) sehingga kondisi ini memungkinkan semua site mendapatkan kondisi yang sama, atau dengan kata lain, semua site dapat melakukan order ke supplier tersebut dengan syarat bahwa artikel yang diorder sudah merupakan assortment dari site yang bersangkutan. Sehingga dalam prosesnya, cost price calculation dilakukan di level class 0.  

Cost price calculation dapat dilakukan secara otomatis ataupun manual.

1. Night batch
   Secara normal proses cost price calculation dilakukan otomatis pada malam hari (night batch). Dengan tahapan proses sebagai berikut :
   
   1. GOLD mendeteksi segala perubahan yang terjadi dalam harga beli, diskon dan VAT (purchase condition). Hal ini dilakukan di level data class.
      
   2. GOLD mengkomunikasikan atau melakukan transfer data perubahan yang terdeteksi oleh program sebelumnya ke seluruh site yang aktif (tergantung dari assortment diset).
      
   3. GOLD akan melakukan kalkulasi dan menyimpan data hasil kalkulasi tersebut di setiap store  dengan kondisi :
      
      1. Jika data hasil kalkulasi sama persis dengan data lama, mak GOLD tidak akan melakukan perubahan apapun, sehingga history date pun tidak akan berubah.
         
      2. Jika data hasil kalkulasi berbeda baik itu secara total kalkulasi ataupun perbeda secara detail, maka GOLD akan melakukan akan menyimpan data tersebut.
         
   4. Manual Calculation
      Dalam kondisi tertentu, terkadang cost price harus segera diketahui, untuk memenuhi kebutuhan ini, maka cost price calculation dapat dilakukan melalui form "Immediate Cost Price Calculation". Cost price calculation ini dilakukan di level class 0 karena beberapa kondisi utama (article logistic data) disimpan di level class 0. Proses di GOLD-nya sama antara automatic calculation dengan manual calculation, dimana GOLD akan melakukan proses secara parallel seperti pada point 1.a-c di atas, dengan kondisi yang sama pula yaitu hanya akan menyimpan hasil kalkulasi jika hasil kalkulasi tidak sama dengan kalkulasi yang sudah tersimpan sebelumnya.
      Dalam beberapa kondisi tertentu, user menginginkan nilai Theoretical Cost Price yang terbentuk harus berdasarkan nilai purchase kondisi yang belum berlaku (future condition). Oleh karena itu cost price calculation dapat dilakukan untuk kondisi ini memalui form Future Cost Price Calculation. Walaupun demikian disarankan untuk tidak menggunakan form ini dengan pertimbangan pergerakan cost yang lebh cenderung naik, sehingga dalam kondisi tertentu ketika sebuah transaksi menggunakan nilai Theoretical Cost Price, maka akan menyebabkan nilai inventory yang naik ataupun nilai margin yang turun.
      

       
       

Automatic cost price calculation akan terbentuk jika :

1. Article tersebut memiliki main supplier atau terdaftar di central supplier.
   
2. Article tersebut minimal memiliki harga beli untuk main supplier tersebut atau central supplier tersebut.
   
3. Article tersebut sudah diassortment di site.
   

 
 

Ada sedikit perbedaan antara proses automatic cost price calculation dengan manual cost price calculation, dalam proses manual cost price calculation :

1. Kalkulasi article tidak bergantung pada main supplier, akan tetapi pada supplier yang diplih oleh user dalam form tersebut. Disarankan main supplier adalah supplier yang valid dan masih aktif, karena dalam beberapa proses, main supplier akan menjadi parameter utama dalam melakukan beberapa kalkulasi seperti Automatic cost price calculation.
   
2. Article tersebut minimal harus memiliki harga beli di supplier yang user pilih.
   
3. Article tersebut sudah diassortment di site.
   

 
 

Sebagai catatan : Proses ini dilakukan di GOLD Production dan dilevel class 0, untuk data yang terbentuk akan ter interface oleh night batch ke GOLD SHOP.