G.O.L.D.® Front Office Interfaces

GOLD-POS Download rule:

Definition:

The sales price POS download interface has a double purpose:

1. Punctually, setup an initial POS with all the items in the shop sale assortment (when opening a store for instance),
   
2. Regularly, identify and download any updated item to the POS (normally done daily).
   

An image of the POS data is stored in a G.O.L.D.® internal table.

The interface checks the following item updates:

1. Change of sale price or VAT,
   
2. Change of sale variant (e.g. : the item description for the POS, its sale assortment, etc),
   
3. Change of POS codes (UPC, EAN, PLU, etc.),
   
4. The interface checks that these changes have occurred between a start date and an end-date.
   

ARTTRCCAI	G.O.L.D.® internal trigger-populated table tracing changed items
STRUCREL	Merchandise structure internal table
AVESCOPE	Sale price scope internal table
AVEPRIX	Sale price internal table
ARTCOCA	Sale code internal table
ETICRIT	Label preparation criteria table
ARTCAISSE	POS image internal table (valid data for a given date)
ARTBALANCE	Scales images internal table
PSART20T	Label preparation intermediate table
ETILOT	Label internal table
ARTERRCAI	POS download errors internal table
Pscai30p	Item changes detection program
Pscai31p	Item changes POS processing program
Psart20p	Label preparation program

Please see explanation of data flow below:

Functionality:

Sales Assortment Process --> POS Download GOLD --> POS Text File Download

Sample Condition of Sales Assortment / Article Site Link:

Condition:

1. Sale assortment used in client is sale assortment by article list and site group
   
2. Mass article site link definition used for urgent article
   

Both processes will register article to table ARTSITE (Article site data), 1st process is running by batch and 2nd process running by screen (JAVA screen).

POS Download:

POS Download Data is a process to copy list of article to be downloaded to POS. there are rule to be followed:

1. Article registered as article site data (ARTSITE)
   
2. Article status is active (ARTTRAC)
   
3. Sales Variant (SV) status is active (ARTUV)
   
4. Article having valid sales price and valid sales price code (AVEPRIX, AVESCOPE)
   
5. Article having valid till code (ARTCOCA)
   
6. Article having valid merchandise link (STRUCREL)
   

   
   

POS Download information will be stored in table ARTCAISSE

Note: for daily updates process there is article trace table (ARTTRCCAI) to stored all the modification happens to an article, such as change till code status, change sales price, etc. process of POS Download will includes all changes happen and mark as N,M or D (N=new, M=Modification, D=Delete).

POS Text File Interface :

Rule to download to TPLINUX :

1. Rule of POS Download above
   
2. Article registered in POS Download Data / Till Data Image (ARTCAISSE).
   
3. Exception of article Not belong to some merchandise structure link.
   
4. For Consignment articles:
   
   1. Article registered in article in consignment and valid
      
   2. Article have a margin with valid data
      

GOLD-POS Upload rule:

The purpose of the sales upload interface is to upload item sales from the POS to G.O.L.D.® statistics and inventory movement internal tables. The sales upload generates an inventory exit movement, for the sold items, using their UPC code or their SDC code (Sale Distribution Code) if the UPC couldn't be beeped.

The POS sales upload interface also generates G.O.L.D.® markdowns, using POS total sales and POS markdown information.

Various types of item sales can be uploaded to G.O.L.D.® including those for :

• Deposit items (as negative sales),

• Assembled items,

• «Mix and Match items».

The external sales data can be processed in cumulated mode in G.O.L.D.® depending on a parameter. When data is sent «cumulated» it means that item sales and SDC sales are cumulated for a merchandise structure level and that

G.O.L.D.® has to «separate» them for integration.

Rule:

1. Article registered as article site data (ARTSITE)
   
2. Article status is active (ARTTRAC)
   
3. Sales Variant (SV) status is active (ARTUV)
   
4. Article having valid sales price and valid sales price code (AVEPRIX, AVESCOPE)
   
5. Article having valid till code (ARTCOCA)
   
6. Article having valid merchandise link (STRUCREL)
   
7. For Consignment articles:
   
   1. Article registered in article in consignment and valid
      
   2. Article have a margin with valid data
      

VTEREMART	Items sales external table
VTEREMCVC	SDC sales external table
VTEREMFAB	Assembled items sales external table
VTEREMMIX	«Mix and Match» items sales external table
CALSITE	Shop sites opening schedule internal table
STVJVC	Historic sales upload table
Pssti12p	Item sales processing program
Pssti13p	SDC sales processing program
STOMVT	Inventory movements internal table
STOCOUCH	Inventory layers internal table
STOMOCO	Trace internal table for the inventory layers
STODEPV	Sale markdown internal table
STOVPERIODE	Periodic inventory movement's internal table
STOVMOIS	Monthly inventory movement's internal table
STOVSEMAINE	Weekly inventory movements internal table

Parameters:

Parameter tables in G.O.L.D.® defines the pre-defined values used by the system and are set to make the system work according to the business.

There are two types of parameter tables:

1. System tables: user can not modify the content of these tables
   
2. User-defined tables
   

Each table is identified by a unique number.

Warning

This section lists the main parameters used by the flows external interfaces. The list is not exhaustive and there are many other parameters used by G.O.L.D.® Some of the tables are user-defined and therefore are not listed or are listed with examples that can be modified.

Parameter table relate to POS Download and POS Upload:

1. 512 External Interface status
   
2. 550 Cash register code extract
   
3. 804 Date management
   
4. 901 System parameter for POS download
   
5. specific for POS Download
   
   1. 550, entry 1 Download of external codes
      
   2. 804, entry 5 Examination date
      
   3. 901, entry 48 Delay in days
      
   4. 1266, entry 1, parvan1 Number of pscai31p programs running at once
      
6. specific for POS Upload
   
   1. 512 Sales upload treatment flag values
      
   2. 901 entry 17, SDC upload mode
      

   References:
   

   GB-CS-502-EXP-INTFRO-045-2 - Front Office.pdf
   

Theoretical Cost Price dan Cost Price Calculation di G.O.L.D. v4.80

Cost Price Calculation menu adalah tools manual untuk melakukan rekalkulasi Theoretical Cost Price. Sebelumnya saya akan merefresh kembali tentang pengertian-pengertian dasar yang berhubungan dengan Cost Price Calculation.

• Theoretical Cost Price adalah nilai cost price yang terbnetuk dari perhitungan purchase price of the selected column – discounts -  promotions - unconditional rebates + taxes + transport charges entered in the price ranking list.
  Nilai Theoretical Cost Price tidak dipengaruhi oleh nilai Cost yang masuk dari Receiving atau stock yang ada, karena murni perhitungan dari kondisi terakhir sebuah artikel dari sebuah supplier.
  
• Theoretical Cost Price akan digunakan dalam beberapa transaksi dimana sebuah artikel belum memiliki moving average cost atau belum memiliki stock layer.
  Contohnya user akan melakukan qty adjustment terhadap artikel 20001002 – sample product, dimana artikel tersebut belum mempunyai stock layer dan belum mempunyai Theoretical Cost Price. Jika dalam kondisi tersebut user melakukan qty adjustment, maka niali cost price yang terbentuk dari transaksi tersebut = Rp 0,00 Oleh karena itu diperlukan sebuah nilai cost agar transaksi ini dapat memiliki nilai (tidak 0). GOLD akan ambil nilai Theoretical Cost Price untuk mengisi nilai cost pada transaksi ini.
  

   
   

Di GOLD, setting "Article Logistics Data" dilakukan di level class 0 ( Data References Site/ Head Office) sehingga kondisi ini memungkinkan semua site mendapatkan kondisi yang sama, atau dengan kata lain, semua site dapat melakukan order ke supplier tersebut dengan syarat bahwa artikel yang diorder sudah merupakan assortment dari site yang bersangkutan. Sehingga dalam prosesnya, cost price calculation dilakukan di level class 0.  

Cost price calculation dapat dilakukan secara otomatis ataupun manual.

1. Night batch
   Secara normal proses cost price calculation dilakukan otomatis pada malam hari (night batch). Dengan tahapan proses sebagai berikut :
   
   1. GOLD mendeteksi segala perubahan yang terjadi dalam harga beli, diskon dan VAT (purchase condition). Hal ini dilakukan di level data class.
      
   2. GOLD mengkomunikasikan atau melakukan transfer data perubahan yang terdeteksi oleh program sebelumnya ke seluruh site yang aktif (tergantung dari assortment diset).
      
   3. GOLD akan melakukan kalkulasi dan menyimpan data hasil kalkulasi tersebut di setiap store  dengan kondisi :
      
      1. Jika data hasil kalkulasi sama persis dengan data lama, mak GOLD tidak akan melakukan perubahan apapun, sehingga history date pun tidak akan berubah.
         
      2. Jika data hasil kalkulasi berbeda baik itu secara total kalkulasi ataupun perbeda secara detail, maka GOLD akan melakukan akan menyimpan data tersebut.
         
   4. Manual Calculation
      Dalam kondisi tertentu, terkadang cost price harus segera diketahui, untuk memenuhi kebutuhan ini, maka cost price calculation dapat dilakukan melalui form "Immediate Cost Price Calculation". Cost price calculation ini dilakukan di level class 0 karena beberapa kondisi utama (article logistic data) disimpan di level class 0. Proses di GOLD-nya sama antara automatic calculation dengan manual calculation, dimana GOLD akan melakukan proses secara parallel seperti pada point 1.a-c di atas, dengan kondisi yang sama pula yaitu hanya akan menyimpan hasil kalkulasi jika hasil kalkulasi tidak sama dengan kalkulasi yang sudah tersimpan sebelumnya.
      Dalam beberapa kondisi tertentu, user menginginkan nilai Theoretical Cost Price yang terbentuk harus berdasarkan nilai purchase kondisi yang belum berlaku (future condition). Oleh karena itu cost price calculation dapat dilakukan untuk kondisi ini memalui form Future Cost Price Calculation. Walaupun demikian disarankan untuk tidak menggunakan form ini dengan pertimbangan pergerakan cost yang lebh cenderung naik, sehingga dalam kondisi tertentu ketika sebuah transaksi menggunakan nilai Theoretical Cost Price, maka akan menyebabkan nilai inventory yang naik ataupun nilai margin yang turun.
      

       
       

Automatic cost price calculation akan terbentuk jika :

1. Article tersebut memiliki main supplier atau terdaftar di central supplier.
   
2. Article tersebut minimal memiliki harga beli untuk main supplier tersebut atau central supplier tersebut.
   
3. Article tersebut sudah diassortment di site.
   

 
 

Ada sedikit perbedaan antara proses automatic cost price calculation dengan manual cost price calculation, dalam proses manual cost price calculation :

1. Kalkulasi article tidak bergantung pada main supplier, akan tetapi pada supplier yang diplih oleh user dalam form tersebut. Disarankan main supplier adalah supplier yang valid dan masih aktif, karena dalam beberapa proses, main supplier akan menjadi parameter utama dalam melakukan beberapa kalkulasi seperti Automatic cost price calculation.
   
2. Article tersebut minimal harus memiliki harga beli di supplier yang user pilih.
   
3. Article tersebut sudah diassortment di site.
   

 
 

Sebagai catatan : Proses ini dilakukan di GOLD Production dan dilevel class 0, untuk data yang terbentuk akan ter interface oleh night batch ke GOLD SHOP.